Comment devenir syndic volontaire ?

Votre appartement a déjà connu plusieurs syndics professionnels qui ont fait un travail de mauvaise qualité. Un syndic volontaire peut être la solution, mais tout le monde n'est pas éligible.

Un syndic est obligatoire dans chaque copropriété en Belgique. Vous avez le choix entre un syndic professionnel et un syndic volontaire. La principale différence réside probablement dans le prix. Un syndic professionnel travaille moyennant rémunération, tandis qu'un syndic volontaire exerce ses fonctions gratuitement. Votre copropriété est convaincue qu'un syndic volontaire est la meilleure option ? Nous vous aidons volontiers à choisir un bon syndic volontaire.

Conditions légales pour devenir syndic volontaire

Tout le monde ne peut pas devenir syndic volontaire. Des conditions légales doivent être remplies pour exercer cette fonction. Elles se résument en fait à ceci : le syndic volontaire doit faire partie de la copropriété. Cela signifie que toute personne propriétaire d'une partie du bâtiment peut devenir syndic.

Il n'existe pas de quote-part minimale à détenir. Même lorsqu'une personne possède un simple box de garage dans le bâtiment, elle peut devenir syndic volontaire. Les locataires, en revanche, ne peuvent pas devenir syndic, car ils ne sont pas propriétaires du bien. Il en va de même pour les membres de la famille ou les (ex-)partenaires du propriétaire.

Enfin, mentionnons la réglementation applicable aux personnes morales. Cela peut se produire, par exemple, dans des bâtiments comportant des locaux commerciaux. Dans ce cas, un représentant de la société pourra assumer la fonction de syndic volontaire.

Missions du syndic

Nous savons maintenant qui peut devenir syndic volontaire, mais cela ne signifie pas que cette personne est automatiquement apte. Avant de prendre les choses en main, nous attirons votre attention sur certaines tâches qu'un syndic doit assumer. Nous pouvons les répartir en cinq catégories : générales, financières, administratives, techniques et juridiques.

• Général : Le syndic est généralement la personne qui exécute les décisions de l'ACP et veille au respect de toutes les [@portabletext/react] Unknown block type "span", specify a component for it in the `components.types` prop. Dans des cas exceptionnels, comme en cas de dommages urgents à réparer, il peut également prendre des décisions de manière autonome.
• Financier : Le syndic est responsable de la comptabilité correcte de l'ACP et supervise toutes les recettes et dépenses, ainsi que les fonds de fonctionnement et de réserve. Il doit tenir compte des dispositions légales qui autorisent une comptabilité simplifiée pour les ACP de moins de 20 lots et une comptabilité en partie double à partir de 20 lots.
• Administratif : Le syndic est également responsable de tout ce qui concerne l'assemblée générale. Il convoque la réunion, établit l'ordre du jour, rédige le procès-verbal et le transmet à l'ACP.
• Technique : Le syndic doit veiller à ce que le bâtiment soit maintenu en bon état. Cela va du nettoyage hebdomadaire des parties communes à l'organisation de travaux de réparation et de rénovation. Ces travaux ne peuvent généralement être exécutés qu'après approbation de l'ACP, sauf en cas de travaux urgents. Dans ce cas, le syndic peut agir de sa propre initiative.
• Juridique : Dans une certaine mesure, le syndic a également un rôle juridique à remplir. Il peut notamment représenter légalement l'ACP et agir en son nom lors de la signature de contrats. Cela va des accords avec des services de réparation aux assureurs.

Nous tenons enfin à préciser que cette liste n'est pas exhaustive et vise uniquement à donner une vue d'ensemble des tâches du syndic.

Peut-on demander une rémunération en tant que syndic volontaire ?

Dans une petite copropriété, on choisit souvent un syndic volontaire pour réduire les coûts. Dans les grandes copropriétés comptant des centaines de lots, on voit plus souvent un syndic professionnel, car leur gestion est généralement trop chronophage pour un syndic volontaire. Vous pouvez toutefois demander une rémunération.

La rémunération doit alors respecter les conditions de l'indemnité de volontariat (selon l'article 577-8 du Code civil) et ne peut pas dépasser 1 416,16 € par an. Discutez toujours de cette rémunération avec les autres copropriétaires afin d'éviter les conflits. Enfin, le montant exact doit être consigné dans le contrat de prestation du syndic volontaire. Ainsi, il n'y aura jamais de discussion sur le paiement par la suite.

Passer d'un syndic professionnel à un syndic volontaire

L'une des raisons les plus fréquentes de nommer un syndic volontaire est l'insatisfaction vis-à-vis du syndic professionnel actuel. Avant de pouvoir nommer le syndic volontaire, vous devez d'abord révoquer l'ancien syndic ou attendre la fin du mandat — qui dure toujours trois ans.

Il est préférable de révoquer le syndic actuel lors de l'assemblée générale annuelle. Comme pour tous les autres sujets, vous devez faire inscrire la révocation du syndic à l'ordre du jour par… le syndic. Soyez très clair dans votre formulation et demandez que le point de l'ordre du jour soit consigné dans vos propres termes. Vous éviterez ainsi les situations où un syndic déforme vos propos pour rester en fonction.

Dans une copropriété plus importante, il est essentiel d'impliquer tous les copropriétaires en temps utile dans l'ensemble du processus. La révocation du syndic doit en effet être soumise au vote. Si aucune majorité n'est obtenue, le syndic reste simplement en fonction jusqu'à la prochaine assemblée générale.

Logiciel pour le syndic

En 2022, vous n'êtes plus seul en tant que syndic. Le logiciel SNDQ peut prendre en charge les tâches chronophages. Vous saisissez une seule fois toutes les données de votre bâtiment, puis le programme fait le gros du travail pour vous. Pensez aux rappels pour les contrôles des installations, à l'envoi des convocations à l'assemblée générale et au suivi des coûts.

Curieux de savoir comment SNDQ peut vous aider dans vos tâches de syndic ? Essayez-le dès maintenant [@portabletext/react] Unknown block type "span", specify a component for it in the `components.types` prop !