Quand peut-on retenir la garantie locative : un plan d'action complet

À la fin d'un contrat de bail, la garantie locative est libérée. Cela ne se passe toutefois pas toujours sans encombre, surtout lorsque vous souhaitez, en tant que bailleur, retenir (une partie de) la garantie locative. Nous expliquons quand vous pouvez le faire et comment vous y prendre au mieux.

Vos locataires vous annoncent qu'ils souhaitent résilier leur bail et trouver un autre logement. Pour vous en tant que bailleur, cela signifie beaucoup de stress. La première chose qui vous vient probablement à l'esprit est la recherche de nouveaux locataires. Mais n'oubliez pas que vous devez d'abord clore le chapitre avec vos anciens locataires avant d'en commencer un nouveau. Un élément important est l'état des lieux de sortie et la libération ou la rétention de la garantie locative.

Quand peut-on retenir la garantie locative ?

La première question est évidemment de savoir si vous pouvez retenir la garantie locative. La réponse courte est : oui, vous le pouvez. En tant que bailleur, c'est vous qui décidez de ce qu'il advient de la garantie locative. Vous pouvez même exiger une indemnité supplémentaire du locataire si la garantie ne couvre pas les dommages.

La rétention ou non de la garantie se détermine toujours sur la base de l'état des lieux. Vous ne pouvez par exemple pas faire payer au locataire une fissure dans le mur qui existait déjà à son entrée dans le logement. Il est donc important de disposer de supports visuels clairs, tant à l'état des lieux d'entrée que de sortie. Sur la base des deux états des lieux, vous pouvez rapidement voir s'il y a des dommages et où ils se situent.

Combien de la garantie locative peut-on retenir ?

Vous comparez les états des lieux et constatez qu'il y a effectivement des dommages dont le locataire est responsable. Comment déterminez-vous maintenant combien de la garantie locative vous allez retenir ? Là encore, la réponse courte : la part retenue doit correspondre aux dommages.

Cela est toutefois moins évident qu'il n'y paraît. Une lame de parquet est-elle endommagée ? Vous ne pouvez alors pas faire payer au locataire un plancher entièrement neuf. Avec un parquet, une lame peut facilement être remplacée. Une partie du revêtement vinyle est-elle endommagée ? En théorie, vous pouvez alors faire payer au locataire un plancher entièrement neuf. Ce type de revêtement doit en effet être remplacé dans son intégralité.

Selon l'âge de votre logement et la nature des dommages, vous pouvez vous retrouver dans une autre situation délicate. Si la cuisinière doit être remplacée, mais que le même modèle n'est plus fabriqué, quel montant facturez-vous : le coût de la cuisinière d'origine ou de la nouvelle ? Nous recommandons de retenir le coût de la cuisinière d'origine ou le prix d'un modèle neuf similaire. Cette dernière option s'applique surtout si vous avez payé l'original en francs belges.

Ce que vous ne pouvez pas faire, enfin, c'est faire payer au locataire des matériaux neufs plus coûteux. Vous souhaitez remplacer le sol par un revêtement plus luxueux ? Ce supplément est alors à votre charge. Vous pouvez en revanche demander une indemnité supplémentaire si la garantie ne suffit pas à couvrir les dommages.

Retenir la garantie : en discuter avec le locataire

C'est vous qui décidez de ce qu'il advient de la garantie, mais cela ne signifie pas que le locataire sera d'accord. Lorsque vous souhaitez retenir (une partie de) la garantie, il est important d'en discuter correctement avec le ou les locataire(s). En tant que bailleur, vous n'avez pas le dernier mot si aucun accord n'est trouvé. Nous terminons cet article par trois conseils.

1. Prenez suffisamment de temps pour l'état des lieux

L'état des lieux de sortie est le moment où vous déterminez si vous retiendrez une partie de la garantie. Prenez le temps nécessaire pour ne rien oublier. Examinez bien tous les placards encastrés, allumez la lumière partout, vérifiez que tous les appareils fonctionnent encore. Prenez des photos de tous les dommages et signalez les différences par rapport à l'état des lieux d'entrée. Vous pourrez ainsi déjà observer la réaction initiale du ou des locataire(s). Reconnaissent-ils eux-mêmes certains dommages ou tentent-ils de terminer le plus vite possible ? Sur cette base, vous pouvez estimer la difficulté de la conversation sur la garantie.

Important : une fois que vous avez tous deux signé et que la garantie est libérée, vous ne pouvez plus retenir de montants supplémentaires. Un état des lieux détaillé est donc essentiel.

2. Étayez le coût avec des factures d'achat ou des alternatives

Lors de la conversation sur la rétention de la garantie, il est important que vous, bailleur, soyez bien préparé. Un bailleur bien préparé vaut deux. Recherchez donc les factures d'achat des installations et matériaux concernés. Si vous gérez votre location via SNDQ, vous pouvez lier ces factures au bien afin d'avoir rapidement tous les coûts réunis. Évaluez aussi aussi concrètement que possible combien il vous coûterait de réparer les dommages. La réparation doit-elle être effectuée par un tiers, comme un électricien ? Demandez alors un devis. Un appareil doit-il être remplacé par un nouveau modèle parce que l'ancien n'est plus fabriqué ? Vérifiez alors à l'avance quel modèle vous devez acheter. Vous pourrez ainsi couper court aux discussions avec le locataire.

3. Évitez les procédures judiciaires

Vous n'arrivez pas à un accord avec le ou les locataire(s) ? Il n'y a souvent pas d'autre solution qu'une procédure judiciaire avec le coût qui l'accompagne. Lorsque cette procédure vous coûte plus que le montant de la garantie que vous souhaitez retenir, vous devrez finalement utiliser vos propres fonds pour les réparations. Essayez donc de l'éviter à tout prix. Restez calme pendant la discussion avec le locataire et cherchez éventuellement un compromis. Si vous décidez par exemple de prendre en charge 25 % des dommages vous-même, vous y perdrez moins que si l'affaire devait aller devant le tribunal.